Creatieve verzuimoplossing in 5 stappen

Vrijdagmiddag 13.30 uur. Bijna weekend. Het is hoogzomer, dus kijk ik uit naar mijn terras, zwembad en een glas rosé. En dan gaat de telefoon. Het is een medewerkster van een van de teams. “Ik heb net migraine gekregen. Ik neem mijn medicijnen in en ga naar bed. Dit weekend kan ik dus mijn dagdiensten niet komen werken.”

Hè? denk ik. Als je op dit moment migraine hebt, hoe kun je dan weten dat je morgen niet kunt werken? Ik vraag door en merk dat ze dichtslaat. Ze stottert, raakt overstuur en zegt dat ze al een heel verleden heeft. Dat er niet voor niets al 8 jaar in haar dossier staat dat ze volgens de arbo-arts minder belastbaar is. Dat ze daarom alleen dagdiensten en maximaal 6 uur per dag mag werken. En dat zij er toch ook niets aan kan doen dat ze zo zwak is?! Ze weet dat het niet collegiaal is, maar…

Mijn intuïtie zegt me dat dit helemaal niet klopt. Maar als leidinggevende moet ik rationeel met deze verzuimmelding omgaan. Ik kies ervoor om afstand te nemen. Die heb ik nodig. Ik spreek met haar af om vanavond rond 19 uur opnieuw contact te hebben. Dan heeft zij haar medicijnen ingenomen en geslapen, en dat geeft haar en mij lucht. Want ja, ze snapt best dat het niet heel erg gelegen komt met de onderbezetting in de bouwvak…

Ik leg neer, haal diep adem en kijk naar de telefoon. Wat nu? Ik onderneem de volgende 5 stappen:

1. Benoem de emoties

Ik kijk eerst naar mijn gevoelens hierover, want ik ben een en al emotie.

• Ik voel me boos en gefrustreerd, want het is super druk. Er is elke keer nét voldoende personeel en zo tegen het eind van de zomer is de rek eruit. Door deze ziekmelding mis ik een verantwoordelijke voor twee dagdiensten. Ik heb geen reserve meer. Hoe los ik dit op? 
  
  
• Ik voel me geraakt, omdat zij in de slachtofferrol schiet met haar opmerking dat het haar schuld toch niet is dat ze zo ´zwak´ is. Ik ben van mening dat iedereen die hier werkt, volwassen is, zijn of haar verantwoordelijkheid neemt en dus meedenkt als zich plotseling veranderingen voordoen. Dit mede gezien ons gezamenlijke doel: zorg verlenen.

2. Benoem de feiten

Nu ik mijn gevoelens inzichtelijk heb, kan ik er afstand van nemen en naar de feiten kijken. Door het plannen van diensten wist ik al dat ze een aangepast rooster had. Ook heb ik van de afdeling herhaaldelijk signalen gekregen over haar gedrag. Sterker nog, ik heb het zelf gezien in de tijd dat ik hier actief ben. Uit haar dossier blijkt dat ze minder belastbaar is en in de afgelopen tijd vaak kort heeft verzuimd. Tot slot bel ik met onze arbo-arts. De medewerkster blijkt bij haar bekend te zijn. Ik krijg de bevestiging dat haar migrainevorm na medicatie en rust binnen 24 uur is weggetrokken.

3. Wees creatief

Door deze zaken bij elkaar op te tellen, kan ik op een creatieve manier in actie komen. Ik stem met andere werkende verantwoordelijken voor het weekeinde af, zoek naar eventuele standby opties, praat de dienstdoende verpleegkundige bij en sluit om 17 uur alsnog mijn werkcomputer af en ga ontspannen naar huis.

Even na 19 uur bel ik met de medewerkster. Ze geeft aan dat het al iets beter gaat. Op mijn vraag hoe ze nu zelf denkt over het werken, is ze al iets gematigder. Maar morgenochtend om half 8 beginnen zit er echt niet in. Ze weet dat ze de komende paar uren nog niet zo scherp is en minder energie heeft. Na zo’n migraineaanval is ze fysiek ook minder sterk.

4. Doe een voorstel 

Ik doe haar mijn voorstel: zaterdag en zondag werkt ze de avonddiensten van 16.00 tot 22.15 uur. Dit geeft haar extra tijd om te herstellen en de avonddiensten zijn fysiek minder zwaar. Zoals verwacht  begint ze meteen over de afspraken die ze 8 jaar terug met de arbo-arts heeft gemaakt. Ik doe een beroep op haar drive om te helpen. Door nu eenmalig 2 avonden te werken (minder belastend, precies wat de arbo-arts toen als argument hanteerde, een rustiger werksituatie, maar wel de verantwoordelijkheid) helpt ze haar collega’s, haar eigen bewonersgroep en mij met de precaire planning situatie die is ontstaan. Aanvullend gaan we dan maandagmiddag samen evalueren hoe het gaat. Mocht het niet goed uitpakken morgenavond, dan kan ze de verpleegkundige bellen om ondersteuning. En haar collega’s weten dat ze in de nasleep van een migraineaanval zit. Die geven haar wel enige coulance. Ze zucht even, sputtert nog iets, maar gaat akkoord met het voorstel.

5. Evalueer

Maandagochtend hoor ik van de afdeling dat het een heerlijk ontspannen weekend is geweest. Prima sfeer, geen incidenten. Die middag om 14 uur komt de verzuimster binnen en geeft ze me tot mijn stomme verbazing een grote glimlach en de woorden “bedankt”.  Wat blijkt? Ze heeft heerlijk gewerkt, de tijd is omgevlogen en ze heeft sinds tijden weer genoten van het ontspannen samenwerken. En vooral heeft ze het gevoel gehad dat ze de bewoners aandacht kon geven. Ze straalt! Vanaf dat moment had het team er een gemotiveerde avondkracht bij.